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Finances et Immobilier

Le Service finances et Immobilier (SFI)  s’occupe principalement des finances de l’institution ( fonctionnement et investissement) et agit sous la responsabilité du Conseil d’Administration.). Il en assure la gestion avec la collaboration des directions des établissements.

Responsables et contacts

Les responsables du service sont Mme Viviane Arhou (Finances) et M. Jean-Marie Ayawa (Immobilier et patrimoine).
Ils sont assistés à la Comptabilité et Finances par Mme Jeanette Ayawa, Mme Delphine Douepere et Mme Ginette Malakai.  A l’immobilier par Mme Marthe Jone ( uniquement les après_midis).

Les numéros de téléphone du service sont les suivants : standard : 24 27 27,  le service : 24 27 20.

Les courriels sont asee@canl.nc ou asefi.nea@gmail.com

Mission
Chaque année, le service soumet le projet de budget ( fonctionnement et investissement ) pour validation au Conseil d’Administration avant présentation aux différentes collectivités.
Durant l’année le service est appelé à suivre l’évolution des projets sur le terrain ( pour les opérations d’investissements) et la gestion financière des établissements .

Depuis peu, le service travaille en collaboration avec des cabinets d’architecte pour le suivi des chantiers, et d’un cabinet comptable pour le suivi et le contrôle des comptes.

Comment travaille-t-on avec les cabinets d’architecte et le cabinet d’expert comptable ?
Le cabinet d’architecte : avec lui l’ASEE réalise ses projets d’investissement.

Le cabinet d’architecte a le statut de maître d’œuvrer, alors que l’ASEE a le statut de maître d’ouvrage . Le maître d’oeuvre est chargé de monter tout le dossier technique comprenant les plans, les études de sol, les devis estimatifs basés sur un premier choix de matériaux. Il s’occupera de la rédaction des différents documents nécessaire au lancement d’appel d’offre. Il collaborera avec l’ASEE (le maître d’ouvrage) dans l’organisation du dépouillement des offres. Il est chargé de piloter la réalisation du projet jusqu’à la réception définitive des travaux. Important à retenir : le maître d’oeuvre a un rôle d’interface entre les entreprises qui ont été retenues et le maître d’ouvrage (l’ASEE).

Le cabinet d’expert comptable : avec eux l’ASEE élabore ses comptes annuels

Chaque année le service , récupère les grands livres de comptes de chaque établissement (au nombre de 20 au total) pour les soumettre au cabinet comptable. Celui-ci après contrôle des principes d’enregistrement comptable, il procède à l’élaboration des comptes consolidés (comptes de résultat et bilan) . A noter parmi les grands dossiers de la clôture des comptes : le suivi des immobilisations, les écritures de régularisation , le contrôle des disponibilités réelles en banque.

A noter l’importance du respect des principes de base en comptabilité. La précision de ce travail contribue à l’efficacité du contrôle et la rapidité de la diffusion des états financiers
annuels.

Les repères pratiques
Du fonctionnement ou de l’investissement, les besoins des établissements pour l’année N+1 doivent parvenir sur les bureaux du service , au plus tard fin Mai de l’année N. Ces demandes seront centralisées par le service et soumis à la commission des finances du Conseil d’Administration , pour la hiérarchisation des besoins. Après la validation par le C.A. le service pourra débuter les démarches de négociations avec les bailleurs de fonds.
Pour faciliter les études par le service et le CA , les demandes doivent être argumentées.

Les repères chiffrés

En investissement, le service gère annuellement des enveloppes de l’ordre de 100 Millions avec des « pics » pouvant aller jusqu’à 250 millions sur l’ensemble des trois provinces .

En fonctionnement : les conventions signées avec les 3 provinces et l’Etat totalise un montant avoisinant 900 Millions. Les salaires du personnel enseignant , sont de l’ordre de 2 Milliards par an . L’institution fonctionne avec une moyenne annuelle de l’ordre de 3 Milliards.

Conclusion
Le service financier et immobilier de l’ASEE est géré par un staff composé de 6 personnes dont deux responsables. De part ses attributions , le service est largement ouvert sur le monde du bâtiment, le milieu bancaire, le monde du commerce ( biens de consommation, prestations de service, les assurances , la bureautique, les organismes sociaux, etc. )  et bien sûr les institutions publiques du Pays.